Digitale Reservierungssysteme: Neue Restaurants vor der Eröffnung als Kunden gewinnen

Der frühe Vogel fängt den Tisch – warum Timing wichtig ist

Die Einführung eines Reservierungssystems erfolgt idealerweise vor oder spätestens zur Eröffnung eines Restaurants. Denn am ersten Tag wollen viele neuen Betriebe bereits Buchungen entgegennehmen – und das geht heute oft nur mit einem entsprechenden Tool reibungslos. Aus Sicht eines Software-Anbieters bedeutet das: Man muss die Restaurantgründer erreichen, während sie noch in der Planungsphase sind. Ein Restaurant, das erst mal ohne Reservierungssystem gestartet ist, greift vielleicht interimsmäßig zum Telefonbuch oder einfachen Formularen und zögert den Wechsel zu einer Profi-Software hinaus („Never change a running system“). Oder es hat sich bereits für einen Wettbewerber entschieden, der rechtzeitig vorstellig wurde.

Daher gilt: Die meisten Gastronomen legen sich noch vor der Eröffnung auf ein Reservierungstool fest – oder eben bewusst dagegen, wenn sie keinen Input dazu bekommen. Wenn Sie als Anbieter erst nach der Eröffnung anklopfen, stoßen Sie womöglich auf Aussagen wie „Wir haben uns erst mal so beholfen, vielleicht später…“. Das zeigt, wie wichtig ein früher Vertriebsansatz ist: Noch bevor die Türen für Gäste öffnen, sollten Ihre digitalen Lösungen im Gespräch sein.

Wo findet man zukünftige Restaurantbetreiber?

Die größte Herausforderung besteht darin, jene Gastronomen aufzuspüren, die gerade ein Restaurant vorbereiten, aber noch nicht offiziell am Markt sind. Mögliche Quellen dafür sind:

• Stellenanzeigen: Ein klassisches Beispiel: „Restaurantmanager gesucht für Neueröffnung XY“. Wer solche Anzeigen sieht, weiß, hier wird ein Restaurant an den Start gebracht. Diese Gründer sind fast immer auch potenzielle Kunden für Reservierungssoftware (besonders wenn ein Restaurantmanager gesucht wird – ein Zeichen, dass es ein etwas größerer Betrieb mit organisiertem Management wird).
• Gastro-Gründerseminare und Messen: Viele IHKs oder Branchenverbände bieten Kurse für Existenzgründer in der Gastronomie an. Auch Messen wie die Internorga ziehen angehende Gastronomen an. Dort präsent zu sein oder zumindest Kontakte zu knüpfen kann helfen, früh ins Gespräch zu kommen.
• Soziale Medien & PR: Manchmal verkünden zukünftige Betreiber ihre Pläne schon stolz auf Instagram, Facebook oder in lokalen News („In Kürze eröffnet Familie Y ein neues Restaurant an Standort Z“). Solche Ankündigungen sind wertvolle Leads – hier ist Schnelligkeit gefragt, denn sie sind öffentlich und jeder Wettbewerber kann sie ebenfalls sehen.
• Netzwerk in der Startup-Szene: Überraschen mag es klingen, aber immer mehr Restaurants werden von Quereinsteigern mit Startup-Mindset gegründet. Diese tummeln sich in Gründer-Communities oder Coworking-Spaces. Ein offenes Ohr in solchen Netzwerken kann verraten, wer gerade ein Gastronomieprojekt plant.
  

Dennoch bleiben viele Informationen fragmentiert und verstreut. Frühindikatoren sind schwer systematisch zu sammeln, da sie auf zig Webseiten und Plattformen erscheinen. Hier kommen spezialisierte digitale Monitoring-Services ins Spiel, die solche Daten bündeln. Ein Tool wie Locscope etwa scannt diverse Quellen (Jobportale, News, Register) und erkennt automatisch, wenn irgendwo ein neues Unternehmen – z.B. ein Restaurant – im Entstehen ist. So erhalten Software-Anbieter einen kompakten Überblick, welche Gastronomien demnächst eröffnen, und können sofort reagieren.

Vorteile: Als erster Software-Partner am Start

1. Bedarf erklären und Bewusstsein schaffen: Nicht jeder Restaurantgründer hat Reservierungssoftware ganz oben auf der To-do-Liste. Einige konzentrieren sich auf Küche, Personal, Einrichtung – und vergessen, dass ein digitales Buchungssystem ihnen viel Arbeit ersparen könnte. Wenn Sie früh in Kontakt treten, können Sie den Bedarf erst deutlich machen. Sie erklären dem Gründer die Vorteile (automatisierte Tischvergabe, weniger Telefonstress, Marketing-Insights aus Reservierungsdaten etc.) und schaffen so überhaupt erst das Bewusstsein, dass ein solches Tool von Tag 1 an sinnvoll ist. Damit positionieren Sie sich als Problemlöser, nicht als Verkäufer.

2. Produktschulung vor Eröffnung: Kommt es zum Abschluss, können Sie dem neuen Kunden idealerweise noch vor der Eröffnung eine Schulung geben und beim Setup helfen – vielleicht sogar beim Einbau eines Online-Reservierungswidgets auf der frischen Website. Das ist ein riesiger Mehrwert: Das Team startet dann bereits eingearbeitet ins Tagesgeschäft. Für den Gastronomen reduziert das Stress zum Opening, und Sie als Anbieter sichern sich durch Ihren Support frühes Vertrauen. Diese Betreuung wäre kaum möglich, wenn Sie das Restaurant erst Wochen nach Eröffnung kalt akquirieren – dann hat niemand Zeit für ausgiebige Schulungen.

3. Höhere Bindung und Empfehlung: Hat sich ein Restaurant von Anfang an für Ihr Reservierungssystem entschieden und gute Erfahrungen gemacht, bleibt es in aller Regel dabei. Wechsel sind selten, da ein laufender Betrieb ungern seine Prozesse umstellt. Zudem entwickeln viele Gastronomen eine Art Loyalität gegenüber den Tools, mit denen sie starten – schließlich haben diese zum Erfolg beigetragen. Ein zufriedener Neukunde wird Sie auch weiterempfehlen, z.B. wenn befreundete Gastronomen eröffnen oder Kollegen nach Erfahrungen fragen. Die frühe Kundenakquise zahlt sich hier langfristig in Kundenbindung und Multiplikatoreffekten aus.

4. Cross-Selling-Potential: Wer früh einsteigt, kann oft zusätzliche digitale Lösungen mitverkaufen. Vielleicht benötigt der Gründer auch ein Kassensystem, ein Marketing-Tool oder eine Gästefeedback-App. Wenn Sie mehrere Produkte im Portfolio haben oder Partnerschaften, können Sie in der Pre-Opening-Phase den ganzen Digitalbedarf des Restaurants analysieren und bedienen. Das würde ein später Vertriebskontakt kaum erreichen, da der Kunde dann schon einzelne Entscheidungen getroffen hat. Früh im Prozess ist er noch offen für Komplettlösungen – eine Chance, Ihren Umsatz pro Kunde zu erhöhen.

Fazit: Mit Vorsprung in der Software-Branche punkten

Für Anbieter von Reservierungssoftware und anderen Gastro-Tools gilt: Neueröffnungen sind die beste Zeit, um einen neuen Kunden zu gewinnen. In keiner Phase ist ein Restaurant so empfänglich für neue Lösungen wie vor dem Start und unmittelbar danach. Daher ist es entscheidend, diese Phase nicht zu verpassen. Moderne Informationsdienste können Ihnen einen steten Fluss an Leads liefern, damit Sie wissen, wo demnächst ein Restaurant an den Start geht. Kombiniert mit klassischem Networking und Marketing können Sie so sicherstellen, dass Ihre Software bei den richtigen Leuten bekannt ist, bevor die Konkurrenz aufwacht. Wer hier die Nase vorn hat, sichert sich nicht nur einen einmaligen Vertragsabschluss, sondern oft eine langjährige Partnerschaft. In einem digitalen Zeitalter, in dem die frühen Signale oft im Rauschen untergehen, wird der zum Gewinner, der sie als Erster erkennt und darauf reagiert.